Private Nutzung von Firmen-Mail-Accounts
Kommunikation über E-Mail
Da die Nutzung eines einzigen E-Mail Accounts Zeit spart und der finanzielle Aufwand für den Erhalt einer privaten E-Mail-Adresse wegfällt, nutzen viele ihren Firmen-Mail-Account auch privat. So kann während der Arbeit noch schnell eine Reservierung getätigt oder ein Geburtstagsgruß versandt werden.
Jedoch sollte man sich hier immer genauestens darüber informieren, ob die private Nutzung des Firmen-Mail-Accounts überhaupt gestattet ist und welche Konsequenzen eine unerlaubte Nutzung mit sich bringen kann.
Wann spricht man von einer privaten Nutzung?
Von einer privaten Nutzung wird immer dann gesprochen, wenn eine Kommunikation stattfindet, die nicht dienstlich motiviert ist. Wenn es nun verboten ist, über den geschäftlichen E-Mail-Account privat zu kommunizieren, ist jegliche abschweifende private Kommunikation ein Verstoß gegen die Regeln.
Das bedeutet, dass in den meisten Fällen ein privater Austausch zwar zulässig ist, jedoch nur in eingeschränktem Umfang. Dienstlich bedingte private E-Mails, wie eine Nachricht an die Familie, dass die Arbeit länger geht und man sich verspätet oder ein kurzes Gespräch mit einem Arbeitskollegen sind also oftmals erlaubt.
Inwieweit der Chef auf diese hauptsächlich privatausgetauschten Informationen zugreifen darf, hängt immer davon ab, was festgelegt wurde. Hier lohnt sich ein Blick in den Arbeitsvertrag oder die IT-Richtlinien.
In diesen Fällen ist eine private Nutzung untersagt
Die private Nutzung des Firmen-Mail-Accounts ist immer dann untersagt, wenn der Arbeitgeber diese nicht erlaubt. Sollte der Firmenaccount dennoch privat genutzt werden, gilt das als vertragswidrig. Wenn ein solches Verbot ausgesprochen wurde, steht dem Arbeitgeber ein Kontrollrecht zu.
Das heißt, dieser darf die E-Mail-Nutzung im Unternehmen stichprobenartig überprüfen. Er ist also berechtigt, alle E-Mails, die ein- oder ausgehen, einzusehen, womit der E-Mail-Verkehr in diesen Fällen mit dem üblichen Schriftverkehr gleichgesetzt werden kann. Außerdem darf der Arbeitgeber die ausgehenden E-Mails speichern. Wie die Handhabung bei eingehenden E-Mails ist, ist noch ungeklärt, da der Arbeitnehmer nicht beeinflussen kann, welche Nachrichten er empfängt.
Wird ein Verstoß gegen diese Vorschrift vom Arbeitgeber bemerkt, können entsprechende Sanktionen gegen den vertragswidrig handelnden Mitarbeiter verhängt werden. Wenn der geschäftliche E-Mail-Account fast ausschließlich für die private Nutzung missbraucht wird, kann der Arbeitgeber von einer Arbeitsverweigerung ausgehen, eine Abmahnung erteilen und dem Arbeitnehmer bei wiederholten Verstößen sogar kündigen. In extremen Fällen kann eine fristlose Kündigung erfolgen, ohne dass vorher abgemahnt wurde.
Die erlaubte private Nutzung des Firmen-Mail-Accounts
Die Privatnutzung des Firmen-E-Mail-Accounts ist immer dann erlaubt, wenn der Arbeitgeber diese nicht ausdrücklich untersagt oder sie im Arbeitsvertrag festgehalten wurde.
Wenn sich der Arbeitgeber entschließt, die private Nutzung zu gestatten, müssen einige Punkte beachtet werden.
Es sollte in jedem Fall eine Einwilligung des Beschäftigten eingeholt werden. Das Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG besagt, dass diese Einwilligung schriftlich erfolgen muss, inklusive Unterschrift auf dem Originaldokument. Wichtig ist auch, dass die Einwilligung freiwillig erfolgen muss. Da die Gewährung der privaten Nutzung des Firmen-Mail-Accounts jedoch einen rechtlichen Vorteil für den Arbeitnehmer bedeutet, kann davon im Regelfall ausgegangen werden.
Das Unternehmen gilt dann gemäß des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und des Telemediengesetzes (TMG) als Telekommunikations- und Telemediendienste-Anbieter. Das bedeutet, es unterliegt nun den Pflichten des Fernmeldegeheimnisses. Die Pflichten Fernmeldegeheimnis besagen, dass nur noch auf das Mail-Postfach zugegriffen werden darf, wenn technische Funktionen gesichert werden müssen.
Der Arbeitgeber hat nicht mehr das Recht die Inhalte der E-Mail zu überprüfen oder die E-Mails automatisch zu archivieren. Falls er gegen diese Vorschriften verstößt, können ihm Bußgeldstrafen oder sogar Strafverfolgung bevorstehen.
Warum der Arbeitgeber Interesse an E-Mails hat
Die Arbeitgeber haben oftmals ein Interesse an den betrieblichen Daten der Mitarbeiter-Mails. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein Mitarbeiter krank ist.
Der Mitarbeiter, der ihn dann vertreten soll, benötigt zur Einarbeitung einen Einblick in die betriebliche Kommunikation.
Eindeutige Festlegung der Nutzung
Es ist immer von Vorteil, wenn die E-Mail-Nutzung anhand eindeutiger Dienst- und Betriebsvereinbarungen festgelegt wird. Das schafft für beide Parteien, sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber, Klarheit und Rechtssicherheit im Umgang mit diesem Thema. Außerdem kann so die Ausgestaltung interessensgerecht erfolgen. Auch die Kontroll- und Einsichtsrechte sollten klar definiert sein. Sollte gegen etwaige Rechte verstoßen werden, so kann der Arbeitnehmer dies beispielsweise über ein Hinweisgebersystem melden.
Wichtig ist dies vor allem, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts gestattet, da der Arbeitnehmer sich somit in einem rechtlichen Vorteil befindet. Der Arbeitgeber kann so auch Richtlinien festlegen, wann er das Recht hat die privaten E-Mails im Geschäftsaccount zu lesen und zu kontrollieren. Diese Richtlinien müssen sich allerdings der Einwilligung durch den Arbeitnehmer unterziehen.
Es sollten zudem einige Ordnungsvorgaben festgelegt werden, also wie die Beschäftigten mit diesen E-Mails umgehen sollten. Es ist von Vorteil, diese E-Mails zu kennzeichnen oder sie in einen differenzierten Ordner zu verschieben.
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