Umgang mit Hinweisen nach dem HinSchG
Hinweise nach dem HinSchG: so gehen Sie proaktiv und sicher damit um
Die EU-Richtlinie fordert von Unternehmen nicht nur die Einrichtung einer internen Meldestelle, sondern auch die Festlegung von Prozessen für die angemessene Bearbeitung eingehender Meldungen von Whistleblowern. Aber wie müssen Unternehmen mit Hinweisen umgehen?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Ihrem Unternehmen eine interne Meldestelle einrichten, welche Aufgaben der Meldestellenbeauftragte hat und welche Regelungen zum Umgang mit Hinweisen das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vorgibt.
Wie werden Hinweisgeber geschützt?
Das HinSchG hat zum Ziel, Personen, die auf Missstände in Unternehmen und Behörden hinweisen, einen umfassenden Schutz zu bieten und sie so zu einer Meldung zu ermutigen. Die Regelungen im HinSchG sorgen dafür, dass sie keine Repressalien befürchten müssen, wie beispielsweise
- Suspendierungen,
- Kündigungen,
- die Versagung einer Beförderung,
- Diskriminierung,
- Mobbing,
- Drohungen,
- Rufschädigung.
Damit dient das HinSchG auch dem Schutz der Rechte von Beschäftigten im Unternehmen. Das Hinweisgeberschutzgesetz trägt dazu bei, dass im Falle einer Meldung aktiv gegen den Verstoß vorgegangen werden kann.
Um den Schutz vor Repressalien zu verstärken, sieht das HinSchG eine Regelung zur Beweislastumkehr vor. Das heißt, das Unternehmen ist verpflichtet, den Grund für eine vermeintliche Benachteiligung eines Hinweisgebers auszuführen und falls nötig zu beweisen, dass die vorliegende Maßnahme in keiner Verbindung zur vorangegangenen Meldung des Mitarbeiters steht.
Das ist allerdings nur nötig, wenn der betroffene Hinweisgeber sich aktiv über die Maßnahme beschwert und der Meinung ist, dass er die empfundene Benachteiligung aufgrund seiner Meldung erfahren hat.
Um eine Meldung anzugeben, sollen Hinweisgeber sich nach dem HinSchG an die interne Meldestelle des Arbeitgebers wenden können. Daneben steht auch eine externe Meldestelle zur Verfügung. Diese Rolle übernimmt das Bundesamt für Justiz.
Für Unternehmen ist es von Vorteil, wenn Hinweisgeber eine interne Meldestelle bevorzugen. So können Vorfälle erst intern geklärt werden und das Unternehmen vermeidet eine Prüfung von außen.
Was sind die Aufgaben einer internen Meldestelle?
Im Fokus der internen Meldestelle steht die Verwaltung von Meldungen und der Schutz von hinweisgebenden Personen. Die interne Meldungsstelle kümmert sich um die Einrichtung der erforderlichen Kanäle für Meldungen, leitet das Verfahren nach Erhalt einer Meldung ein und trifft im Anschluss entsprechende Maßnahmen zur Klärung von Vorfällen in Zusammenhang mit der Meldung.
Die interne Meldestelle wird vom sogenannten Hinweisempfänger besetzt, der eingehende Hinweise entgegennimmt und bearbeitet. Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz muss die Abgabe von Hinweisen in mündlicher und schriftlicher Form sowie persönlich möglich sein.
Wann ist die Einrichtung einer internen Meldestelle Pflicht?
Die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle betrifft nach dem HinSchG Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.
Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern mussten die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes bis spätestens zum 2. Juli 2023 umsetzen.
Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht das HinSchG eine verlängerte Frist für die Einrichtung einer internen Meldestelle bis zum 17. Dezember 2023 vor. Zusätzlich ist es diesen Unternehmen gestattet, Ressourcen zu teilen und mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle zu betreiben.
Das Gleiche gilt für Unternehmen in bestimmten Branchen wie zum Beispiel Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen unabhängig von der Mitarbeiteranzahl. Diese Unternehmen sind verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, selbst wenn sie nur einen einzigen Mitarbeiter haben.
Wie läuft die Bearbeitung von Meldungen ab?
1. Prüfung der Meldung
Zunächst wird Plausibilität des gemeldeten Hinweises überprüft. Die zentrale Frage dabei ist, ob der gemeldete Verstoß überhaupt mit dem Unternehmen in Verbindung steht. Es ist dabei unerheblich, woher der Hinweis stammt. Entscheidend ist, ob der betreffende Vorfall im Kontext des Unternehmens stattgefunden hat oder möglicherweise Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnte.
Falls kein direkter Bezug zum Unternehmen erkennbar ist, kann die Prüfung an dieser Stelle beendet werden. Es erfolgt dann umgehend eine abschließende Dokumentation und Berichterstattung über den Vorgang. Selbst wenn der Hinweis nicht weiter verfolgt wird, ist es wichtig, den Informanten über diese Entscheidung zu informieren.
Wenn hingegen ein Bezug zum Unternehmen besteht, sind die folgenden Fragen zu klären:
- Sind alle Informationen vollständig und nachvollziehbar?
- Handelt es sich bei der betroffenen Person um einen Mitarbeiter des Unternehmens?
- Liegt ein rechtswidriges Verhalten oder ein Verstoß gegen interne Richtlinien vor oder handelt es sich lediglich um eine Beschwerde?
Wenn bereits Informationen zum jeweiligen Thema vorliegen oder die betroffene Person bekannt ist, können die erhaltenen Informationen einfach mit den vorhandenen Unterlagen abgeglichen werden. Ist der Vorfall jedoch noch unbekannt, wird er neu in die Prüfung aufgenommen.
Im nächsten Schritt wird die Art des Verstoßes ermittelt. Falls es sich um ein rechtswidriges oder rechtsmissbräuchliches Verhalten handelt, muss geklärt werden, gegen welches spezifische Gesetz verstoßen wurde.
Die Vorabprüfung sollte gründlich und ausführlich begründet und dokumentiert werden.
2. Bearbeitung der Meldung
Im nächsten Schritt wird festgelegt, was zu priorisieren ist und wie weiter vorgegangen werden muss. Bei dieser Entscheidung steht die Sicherheit des Informanten sowie aller beteiligten Parteien an oberster Stelle. Im Rahmen des internen Ermittlungsprozesses gelten die gleichen Grundsätze wie im Strafrecht, was bedeutet, dass die Unschuldsvermutung gilt und ein faires Verfahren gewährleistet sein muss.
Sorgfältige Dokumentation
In jedem Schritt ist die sorgfältige Dokumentation aller Vorgänge und Informationen unverzichtbar. Bei schwerwiegenden Vergehen wie Korruption, Sicherheitsrisiken oder Verstößen gegen Wettbewerbsregeln sollte das Management unverzüglich informiert werden.
Die Dokumentation erfolgt in Form eines Berichts, den Hinweisempfänger der Geschäftsführung vorlegt. Der Bericht bildet die Grundlage für Entscheidungen hinsichtlich möglicher Maßnahmen wie arbeitsrechtlicher Schritte oder der Einreichung einer Anzeige.
Kommunikation mit dem Whistleblower und mit Betroffenen
Nach der Berichterstellung und den getroffenen Entscheidungen müssen der Whistleblower und gegebenenfalls der betroffene Mitarbeiter informiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass nur relevante Informationen an den Whistleblower weitergegeben und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Datenschutzkonforme Fallbearbeitung
Wenn eine Überprüfung von Daten erforderlich ist, die Gegenstand einer Meldung sind, sollte der Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden. Bei Mitarbeiterbefragungen können gegebenenfalls auch Betriebsräte einbezogen werden.
Nach der Fallbearbeitung muss festgelegt werden, wie eine datenschutzkonforme Löschung erfolgt. Sobald der Zweck der Datenverarbeitung nicht mehr besteht und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, müssen die Daten gelöscht werden.
Es ist empfehlenswert, allgemeine Leitlinien für den Umgang mit Hinweisen festzulegen, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden können. Dennoch sollte jede Situation individuell betrachtet werden, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
Eine interne Meldestelle handelt dabei immer unabhängig. Es ist erlaubt, dass die Meldestelle zusätzliche Verantwortlichkeiten übernimmt, solange sichergestellt wird, dass diese nicht zu Interessenkonflikten führen.
Müssen anonyme Hinweise bearbeitet werden?
Dies ist zwar keine Pflicht, aber Unternehmen sollten dennoch auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. So reduziert sich für Mitarbeiter einerseits die Hemmschwelle, eine Meldung abzugeben, da sie ihren Namen nicht angeben müssen.
Andererseits stellen Unternehmen auf diese Weise auch sicher, dass hinweisgebende Personen sich nicht an externe Stellen wenden, wenn anonyme Meldungen nicht entgegengenommen werden.
Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?
Nicht alle Meldungen über Verstöße gegen Rechtsvorschriften fallen unter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes. Der Schutzbereich, der in § 2 HinSchG festgelegt ist, ist jedoch sehr umfassend. Personen, die auf Verstöße gegen bestimmte Vorschriften hinweisen, werden durch das HinSchG geschützt.
Informationen über Verstöße fallen in den nachfolgenden Fällen unter das Hinweisgeberschutzgesetz:
- Zuwiderhandlungen gegen Strafgesetze, hierunter fallen sämtliche rechtlichen Bestimmungen, die in Deutschland als strafbar gelten.
- Ordnungswidrigkeiten, die dem Schutz von Leben, Körper oder Gesundheit oder den Rechten von Arbeitnehmern und ihren Vertretungsorganen entgegenstehen. Dies umfasst beispielsweise Vorschriften im Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie das Mindestlohngesetz. Auch Bußgeldvorschriften zur Bestrafung von Verstößen gegen Informations- und Auskunftspflichten gegenüber Betriebsräten gehören dazu.
- Verstöße gegen bundes- und landesrechtliche Vorschriften, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Richtlinien entwickelt wurden. Zusätzlich umfassen sie auch Vergehen gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in verschiedenen Bereichen wie der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Beförderung gefährlicher Güter, Umweltschutz sowie Strahlenschutz.
- Regelverletzungen, die Lebensmittelsicherheit und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten sowie den Verbrauchschutz betreffen.
- Verstöße gegen Datenschutzregelungen sowie Sicherheitsvorschriften in der Informationstechnik
- Äußerungen von Beamten, die als Verstoß gegen ihre Pflicht zur Loyalität gegenüber der Verfassung betrachtet werden können.
Darf der Hinweisgeber an die Öffentlichkeit gehen?
Die hinweisgebende Person hat nach HinSchG die Möglichkeit, mit einer Meldung auch an die Öffentlichkeit zu gehen. Das ist jedoch nur unter strengen Bedingungen erlaubt.
Die Offenlegung ist erlaubt, wenn der Hinweisgeber entweder ordnungsgemäß an eine externe oder interne Meldestelle herangetreten ist und von dort keine angemessene Rückmeldung innerhalb der vorgeschriebenen Frist erhalten hat.
Alternativ dazu müssen erhebliche Umstände vorliegen, wie eine unmittelbare oder offenkundige Bedrohung des öffentlichen Interesses oder Anzeichen für eine mögliche Absprache zwischen der Meldestelle und der beschuldigten Partei.
Falls diese Bedingungen nicht erfüllt sind, fällt die Veröffentlichung nicht unter den Schutz des HinSchG. Zudem wird die Verbreitung falscher Informationen als Ordnungswidrigkeit betrachtet, und der Hinweisgeber kann für entstehende Schäden haftbar gemacht werden.
Da die Offenlegung von Informationen an die Öffentlichkeit mit erheblichen Risiken verbunden ist, ist es in der Regel für Hinweisgeber ratsam, ihre Meldungen an eine interne oder an eine externe Meldestelle zu richten.
Wie viele Hinweise sind mit der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erwarten?
Gemäß dem Whistleblowing Report von 2021 gaben über die Hälfte der befragten Unternehmen an, Hinweise erhalten zu haben.
In Unternehmen mit einer Belegschaft von mehr als 250 Mitarbeitern wurden im Durchschnitt 65 Meldungen pro Jahr verzeichnet, während Unternehmen mit 20 bis 49 Mitarbeitern nur durchschnittlich 16 Meldungen erhielten. Bei der Untersuchung zeigte sich, dass fast die Hälfte der eingegangenen Meldungen als relevant und wertvoll erachtet wurde.
Mit wie vielen Meldungen in Ihrem Unternehmen zu rechnen ist, lässt sich schwer einschätzen und wird sich erst im Laufe der Zeit nach Einführung der internen Meldestelle zeigen. Ein effektives Hinweisgebersystem hilft dabei, auch bei einer unerwartet hohen Zahl an Meldungen den Überblick zu behalten.
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