Handwerksbetriebe benötigen personenbezogene Daten ihrer Kunden, um ihre Aufgabe gemäß der Kundenwünsche umsetzen zu können. Dazu gehören zum Beispiel:

Name und Adresse des Kunden
Raummaße
Raumnutzung
Fotos von Haus, Wohnung oder Grundstück des Kunden

Handwerksbetriebe sollten den Datenschutz ernst nehmen, um Bußgelder zu vermeiden. Das gilt sowohl für große Firmen als auch Einzelunternehmer. Handwerksbetriebe müssen wissen, welche Kundendaten sie unter welchen Voraussetzungen erfassen dürfen und was für deren Speicherung und Löschung gilt. Außerdem haben sie eine Informationspflicht gegenüber dem Kunden und müssen auch auf dessen Recht auf Auskunft reagieren können. Gerade im Handwerk werden häufig Daten an Dritte weitergegeben, da neben dem Handwerksbetrieb bei einer Baumaßnahme meist noch weitere Fachfirmen involviert sind. Kunden müssen durch eine Datenschutzerklärungüber eine solche Weitergabe von Daten an Dritte informiert werden und einwilligen.

Gerade heute sind Handwerksbetriebe jedoch so ausgelastet wie nie zu vor und haben bei der Auftragslage mehr als genug zu tun. Da kann das Thema Datenschutz und die damit verbundene Bürokratie schon mal lästig sein. Trotzdem sollte der Datenschutz nicht vernachlässigt werden, denn Fehler sind schneller passiert, als manch einer meint.

^{3 Datenschutzfallen im Handwerk beim Umgang mit Kundendaten}

Keine handwerkliche Tätigkeit ohne Dokumentation des Arbeitsprozesses. Um die nötigen und erfolgten Schritte auf der Baustelle nachverfolgen zu können, werden schnell mal Fotos Auch bei Fotos vom Haus und Grundstück des Kunden handelt es sich um personenbezogene Daten. Ihre Mitarbeiter speichern Fotos nicht datenschutzkonform oder teilen diese mit anderen über WhatsApp oder einen anderen, nicht DSGVO-konformen Dienst? Schon liegt ein Datenschutzverstoß vor.
Handwerker erhalten durch ihre Aufgaben beim Kunden Einblicke in dessen privaten Wohnraum und Lebensweise. Mitunter kann es auch sein, dass ein redseliger Kunde sich mit dem Handwerker über sein Privatleben austauscht oder ein Handwerker während seiner Arbeit Privatgespräche mithört. All diese Informationen sind ebenso personenbezogene Daten wie Fotos. Ähnlich wie für einen Arzt die Schweigepflicht besteht, sollte ein Handwerker sich mit Kollegen oder Familie nicht über privaten Informationen zu seinem Kunden austauschen. Das Privatleben eines Kunden als Thema beim Feierabendbierchen ist ebenfalls ein Datenschutzverstoß.
Wenn Sie in Ihrem Betrieb noch gerne analog arbeiten und Angebote sowie Auftragsbestätigungen ausdrucken, passiert es schnell, dass diese samt der Kundendaten für unbefugte Dritte zugänglich sind, anstatt sicher im Archiv zu lagern. Das gilt natürlich auch für digital erfasste und gespeicherte Daten. Ihre Website muss entsprechend DSGVO-konform aufgebaut Dazu gehört vor allem eine Datenschutzerklärung für Handwerker.

Datenschutz im Handwerk für den Umgang mit Mitarbeiterdaten

Die Regeln der DSGVO betreffen nicht nur den Umgang mit Kundendaten. Auch sensible Mitarbeiterdaten müssen intern geschützt werden. Das ist sowohl die Aufgabe der Geschäftsführung als auch des Betriebsrates. Zum Datenschutz in Bezug auf Mitarbeiterdaten gehört die Frage, welche personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern erfasst werden dürfen. Auch die Verarbeitung, Speicherung und Löschung von Mitarbeiterdaten muss im Handwerksbetrieb DSGVO-konform ablaufen. Hier müssen ebenfalls die richtigen Maßnahmen getroffen werden, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Brauchen Handwerksbetriebe einen Datenschutzbeauftragten?

Handwerker sind nicht gerade bekannt dafür, sich mit Gesetzestexten und bürokratischen Maßnahmen herumschlagen zu wollen. Kein Wunder, schließlich gibt es genügend anderes zu tun! Und wenn der Körper beansprucht wird, bleiben wenige Kraftressourcen übrig, um sich mit der Komplexität von Datenschutzvorgaben auseinanderzusetzen. Hier kommt der Datenschutzbeauftragte ins Spiel.

Auch Handwerksbetriebe sind dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, sofern dort mehr als 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Kleinere Betriebe mit weniger als 20 Mitarbeitern müssen also keinen Datenschutzbeauftragten ernennen. Dennoch ist das in den meisten Fällen sinnvoll. Andernfalls muss der Geschäftsführer diese Aufgabe übernehmen. Ohne eine Weiterbildung im Bereich Datenschutz ist diese Aufgabe jedoch kaum zu stemmen. In der schnelllebigen Datenschutzwelt ist eine laufende Weiterbildung notwendig. Ein einfaches Seminar ist also nicht ausreichend, um als Geschäftsführer den Datenschutz im eigenen Betrieb im Griff zu haben. Wer den schnellen Weg gehen will und meint, sich das nötige Wissen angeeignet zu haben, riskiert Datenschutzverstöße, Bußgelder und schlimmstenfalls einen Rechtsstreit.

Der Unterschied zwischen theoretischem Wissen um datenschutzrechtliche Vorgaben und der praktischen Umsetzung im Handwerksbetrieb ist groß. Ein Datenschutzbeauftragter schafft Abhilfe.

Der Datenschutzbeauftragte nimmt dem Geschäftsführer diese Aufgabe ab und kümmert sich um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Er steht der Geschäftsführung, egal ob Inhaber eines Einzelunternehmens oder Leiter einer großen GmbH, bei allen Datenschutzfragen beratend zur Seite und unterstützt sie bei der Umsetzung von Maßnahmen. Der Datenschutzbeauftragte kann intern ernannt werden. In diesem Fall muss der betreffende Mitarbeiter sich neben seiner Haupttätigkeit wichtiges Datenschutzwissen aneignen und die Kontrolle der Einhaltung von Datenschutzmaßnahmen nebenher erledigen. Angesichts der guten Auftragslage für Handwerksbetriebe fehlt dafür meist aber schlichtweg die Zeit. Dem Handwerksbetrieb gehen durch die Ernennung eines internen Datenschutzbeauftragten kostbare personelle Ressourcen verloren, die an anderer Stelle dringend benötigt werden.

Ein externer Datenschutzbeauftragter nimmt die Dinge in die Hand

Eine bessere Lösung ist es für Handwerksbetriebe, sich die Hilfe eines externen Datenschutzbeauftragten zu holen. Als zertifizierte Datenschutzberater stehen wir Ihnen beim komplexen Thema Datenschutz beratend zur Seite, übernehmen die Implementierung datenschutzrechtlich notwendiger Maßnahmen und überwachen die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Fordert ein Kunde oder eine Behörde die Auskunftspflicht ein, übernehmen wir die Kommunikation. Ihnen fehlt auch die Zeit, sich um Ihre Website zu kümmern? Beim hohen Bedarf an Handwerkern ist eine ansprechende Website sicher nicht Ihre höchste Priorität. Ihre Online-Präsenz muss jedoch trotzdem den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Wir machen Ihre Website DSGVO-konform mit dem Einbau einer vollständigen Datenschutzerklärung.

Sie können sich zumindest in dieser Hinsicht entspannen und sich voll und ganz auf die Umsetzung der Wünsche Ihrer Kunden fokussieren. Wir werkeln im Hintergrund am Datenschutz in Ihrem Handwerksbetrieb, während Sie dort einsatzbereit sind, wo Sie dringend gebraucht werden.