Effektives Datenschutzmanagementsystem: Ein Leitfaden für Unternehmen

Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist ein strukturiertes Verfahren, um die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes systematisch zu organisieren, zu optimieren und zu kontrollieren.

Unternehmen benötigen ein DSMS, um die Einhaltung der Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Vorschriften sicherzustellen. Ein datenschutz management system bietet Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ein effektives Datenschutzmanagement nach den Vorgaben der DSGVO zu etablieren.

Ein DSMS hilft Unternehmen, ihre Verantwortung für den Datenschutz zu erfüllen und die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO zu erfüllen.

Anders als der Name suggeriert, ist ein Datenschutzmanagementsystem (DMS) keine einzelne Software. Vielmehr handelt es sich bei einem Datenschutzmanagementsystem um eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen für DSGVO-konformen Datenschutz, die kontinuierlich geplant, umgesetzt und evaluiert werden. Dabei kommt auch eine Software zum Einsatz, aber es gehören auch andere Komponenten zu einem Datenschutzmanagementsystem.

Zu einem Datenschutzmanagementsystem gehören folgende Komponenten:

• Planung und Implementierung der Maßnahmen zum Datenschutz
• Planung und Umsetzung eines Verarbeitungsverzeichnisses
• eine Sensibilisierung der Mitarbeiter hinsichtlich Datenschutz
• Risikomanagement und Datenschutzfolgenabschätzung

Für die Implementierung und Umsetzung des Datenschutzmanagementsystems müssen alle im Unternehmen an einem Strang ziehen. Einerseits bedarf es eines kompetenten Datenschutzbeauftragten, der sich um die Planung der Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen kümmert und deren Umsetzung kontrolliert. Andererseits ist es auch unerlässlich, dass Mitarbeiter für das Thema Datenschutz sensibilisiert werden. Sie müssen wissen, was es mit der DSGVO auf sich hat und wie sie in ihrem Arbeitsalltag personenbezogene Daten DSGVO-konform verarbeiten. Dazu gehört eine auf den Datenschutz bedachte Unternehmenskultur, in der die Klärung von Datenschutzfragen eine wichtige Rolle spielt.

In Art. 5 DSGVO heißt es:

Absatz 1 bezieht sich auf die folgenden Grundsätze der DSGVO:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Speicherbegrenzung
• Integrität und Vertraulichkeit

Die Rechenschaftspflicht bedeutet also: Sie müssen die Regelungen der DSGVO nicht nur einhalten. Sie müssen auch nachweisen können, dass Ihr Unternehmen diese einhält. Es muss für die Aufsichtsbehörde jederzeit klar ersichtlich sein, dass der Datenschutz in Ihrem Unternehmen DSGVO-konform durchgeführt wird.

Das geht nur, wenn Sie nachweisen können

• welche personenbezogenen Daten
• für welchen Zweck
• wann
• vom wem

erhoben, gespeichert, verarbeitet, weitergeleitet und gelöscht wurden.

Ein Datenschutzmanagementsystem hilft Ihnen dabei, diese Angaben zu systematisieren und zu managen. Nur mit einem Datenschutzmanagementsystem können Sie alle notwendigen Informationen zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen bei Bedarf der Aufsichtsbehörde vorlegen. Außerdem können Sie hohe Bußgelder vermeiden, wenn Sie die einen DSGVO-konformen Datenschutz in Ihrem Unternehmen nachweisen können.

Bislang gibt es keine gesetzlichen Vorgaben für die Umsetzung eines Datenschutzmanagementsystems. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt entwickeln und implementieren.

Für die Entwicklung eines Datenschutzmanagementsystems müssen Sie zunächst den IST-Zustand mit dem SOLL-Zustand hinsichtlich des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen vergleichen.

Erörtern Sie die folgenden Fragen:

• Welche personenbezogenen Daten werden in welchem Umfang in Ihrem Unternehmen verarbeitet?
• Wie wird der Datenschutz aktuell in Ihrem Unternehmen umgesetzt?
• Werden alle Vorgaben der DSGVO eingehalten?
• Wie vertraut sind Ihre Mitarbeiter mit der DSGVO?
• Gibt es IT-Sicherheitslücken?
• Welche Maßnahmen müssen umgesetzt werden, um einen DSGVO-konformen Datenschutz in die Praxis umzusetzen?
• Was muss im Falle einer Datenschutzpanne getan werden?

Klären Sie all diese Fragen zusammen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Als nächstes leiten Sie aus den Antworten auf diese Fragen die notwendigen Schritte zur Umsetzung des DMS ab. Diese Schritte umfassen:

• Etablierung neuer Prozesse
• Implementierung notwendiger Software
• Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses
• Erstellung einer Datenschutzfolgenabschätzung
• Erstellung eines Notfallplans im Falle einer Datenschutzpanne

Arbeiten Sie bei der Umsetzung dieser Schritte eng mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen.

Nach der Erarbeitung und Implementierung des DMS gilt es nun, Ihre Mitarbeiter mit dem Datenschutzmanagementsystem vertraut zu machen. Im Rahmen einer Schulung kann der Datenschutzbeauftragte ihnen die Bedeutung und Wichtigkeit des Datenschutzmanagementsystems nahebringen, ihnen die konkreten Prozesse der Datenverarbeitung zeigen und sie, falls vorhanden, in die Arbeit mit spezieller Software einweisen. 

Mit der Einführung des Datenschutzmanagementsystems ist es nicht getan. Nun muss das DMS getestet werden.

• Gibt es noch Lücken in den erarbeiteten Prozessen?
• Kommen Ihre Mitarbeiter mit der Umsetzung klar?
• Ist alles gut verständlich?
• Wurde womöglich etwas vergessen?
• Ist eine weitere Schulung notwendig?

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Feedback zur Arbeit mit dem DMS zu geben. Lassen Sie in der Testphase das DMS vom Datenschutzbeauftragten noch einmal prüfen.

Basierend auf den Ergebnissen der Evaluation muss das Datenschutzmanagementsystem vom Datenschutzbeauftragten noch einmal angepasst und optimiert werden. Eventuell müssen Prozesse angepasst, Richtlinien verständlicher formuliert oder die Mitarbeiter besser unterstützt werden.

Nun ist die meiste Arbeit geschafft. Beachten Sie jedoch, dass die Evaluation und Optimierung als kontinuierlicher Prozess zu verstehen sind. Die Effektivität des Datenschutzmanagementsystems muss laufend auf Probleme und Schwachstellen geprüft werden. Womöglich treten auch neue Gesetze in Kraft, die eine Überarbeitung des DMS notwendig machen.

Datenschutz ist ein komplexes Thema. Wichtig ist jedoch, dass das Datenschutzmanagementsystem in der Praxis leicht handhabbar ist. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, wie Sie bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vorgehen müssen. Dafür ist die Erarbeitung klarer und leicht verständlicher Richtlinien notwendig, auf die Ihre Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Die Prozesse der Datenverarbeitung sollten möglichst übersichtlich gehalten sein. Das erleichtert auch die Dokumentation der Verarbeitungsprozesse und damit den Nachweis der Einhaltung der DSGVO gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Es gilt also: Das Datenschutzmanagementsystem sollte transparent, praxisnah, gut zu verstehen und möglichst leicht umzusetzen sein.

Jedes Unternehmen ist zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet, und damit ist für jedes Unternehmen ein Datenschutzmanagementsystem unverzichtbar. Das Datenschutzmanagementsystem ist ein strukturierter Plan zur Umsetzung der DSGVO, an dem Sie und Ihre Mitarbeiter sich orientieren können. Es ermöglicht die systematisierte Dokumentation der Verarbeitungsvorgänge im Unternehmen und damit die Erfüllung der Rechenschaftspflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Es ist wichtig, trotz aller Komplexität des Themas das Datenschutzmanagementsystem als nützliche Hilfestellung zu verstehen, dass die Arbeit in Ihrem Unternehmen in Hinblick auf den Datenschutz erleichtert.

Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter unterstützt die Immerce Consulting GmbH Ihr Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung eines DMS und übernimmt die laufende Evaluierung und Optimierung.

Unser Datenschutzmanagementsystem für Sie ist

✓ transparent
✓ praxisnah
✓ leicht verständlich

Mit uns haben Sie einen kompetenten Ansprechpartner an Ihrer Seite, der das komplexe Thema Datenschutz und DSGVO für Sie greifbar macht. Durch uns wird die Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen DSGVO-konform.

Ihre Vorteile:

• Sie profitieren mit einem von uns entwickelten und gemanagten DMS von mehr Datensicherheit und Transparenz in Ihrem Unternehmen, was sich auch positiv auf Ihr Image gegenüber Kunden, Stakeholdern und Aufsichtsbehörden auswirkt.
• Durch nachweisbar DSGVO-konformem Datenschutz beugen Sie Bußgeldern vor.
• Sie und Ihre Mitarbeiter werden vollkommen involviert, ohne sich unnötig tief mit der Materie auseinandersetzen zu müssen. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir uns Ihrem effektiven Datenschutzmanagementsystem widmen.

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