Hinweisgeberschutz für Ihr Unternehmen - Vertraulichkeit garantiert

Seit dem 2. Juli 2023 gilt in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Jene Regelung besagt, dass Unternehmen, welche mehr als 250 Arbeitnehmer beschäftigen, interne Hinweisgebersysteme für den entsprechenden Schutz ihrer Informanten bereitstellen müssen. Für Betriebe mit 50 Beschäftigten oder mehr tritt diese Vorschrift zum 17.Dezember 2023 in Kraft. Der Bundesrat hat das Hinweisgeberschutzgesetz, welches die EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht überführt, am 12. Mai 2023 abgesegnet.

Jede Organisation, unabhängig von ihrer Größe oder Art, kann von rechtswidrigen Handlungen oder Rechtsmissbrauch betroffen sein. Diese können sich auf verschiedene Arten manifestieren, wie Korruption, Betrug, Fehlverhalten oder Fahrlässigkeit. Der Schaden für das öffentliche Interesse kann dabei erheblich sein und erfordert ein entschlossenes Vorgehen.

Es liegt in der Verantwortung derjenigen, die für eine Organisation arbeiten oder in Kontakt mit ihr stehen, solche Vorkommnisse frühzeitig zu erkennen und zu melden. Sie können damit einen wichtigen Beitrag leisten, um gegen Fehlverhalten vorzugehen und das Vertrauen in die Integrität der Organisation wiederherzustellen.

Menschen, die im Arbeitsumfeld auf Fehlverhalten stoßen, können durch die Meldung an die betroffene Organisation oder eine externe Behörde dazu beitragen, Schäden und Bedrohungen des öffentlichen Interesses zu vermeiden oder aufzudecken. Leider ist der Schutz von Hinweisgebern in der EU und auf nationaler Ebene nicht einheitlich geregelt, was dazu führt, dass viele aus Angst vor Vergeltung stillhalten.

Um diesem Problem zu begegnen, hat die Kommission am 23. April 2018 ein Maßnahmenpaket vorgestellt. Dieses enthält einen Vorschlag für eine Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie eine Mitteilung, die einen breit angelegten Rechtsrahmen für den Schutz von Hinweisgebern schaffen soll. Dazu gehören leicht zugängliche Meldekanäle, die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen. Gezielte Schutzmaßnahmen sollen sicherstellen, dass Hinweisgeber ohne Angst vor Konsequenzen ihre Bedenken melden können und damit dem öffentlichen Interesse dienen.

Basierend auf der EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz und dem Gesetzesentwurf der Bundesregierung bieten wir Ihnen alle Leistungen rund um das Hinweisgeberschutzgesetz:

• Unterstützung bei der Entwicklung eines Hinweisgeberverfahrens
• Erarbeitung von Richtlinien zum Melde- und Verarbeitungsprozess
• Optimierung eines bestehenden Hinweisgebersystems
• Entgegennahme von Hinweisen
• Beratung rund um das Verfahren und Folgemaßnahme

Unser Leistungspaket ist individuell auf die Systeme und Prozesse in Ihrem Unternehmen abgestimmt. So bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit auf die sorgenfreie Meldung etwaiger Verstöße, halten Ihre gesetzlichen Pflichten ein und können Ihr Unternehmen laufend optimieren.

Viele Verstöße finden im Bereich Datenschutz statt. Um nach den gesetzlichen Regelungen der DSGVO zu handeln und personenbezogene Daten zu schützen, ist die Meldung von Verstößen im Bereich Datenschutz besonders wichtig. Um es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, lohnt sich die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten. Dieser bringt die nötige Expertise und Verfügbarkeit mit, um ein effektives Datenschutzsystem im Unternehmen zu etablieren und die Einhaltung der Datenschutzregeln für alle Mitarbeiter einfacher zu machen. 
Die Immerce Consulting GmbH unterstützt Sie auch als externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen. Erhalten Sie das komplette Leistungsspektrum für Hinweisgeberschutz und Datenschutz aus einer Hand.

Gemäß dem Hinweisgeberschutz soll die Person, die einen Hinweis gibt, die Wahl haben, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wendet. Es ist grundlegend wichtig, dass die Identität der Person in beiden Fällen vertraulich behandelt wird.

Es wird auch vorgeschlagen, dass die Meldungen anonym erfolgen können. Allerdings besteht laut dem Entwurfstext keine Verpflichtung für interne Meldestellen, die Kanäle so zu gestalten, dass anonyme Meldungen abgegeben werden können.

Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für externe Meldestellen, sofern es keine spezialgesetzlichen Regelungen gibt. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollten, solange dadurch die Bearbeitung von nicht anonymen Meldungen nicht beeinträchtigt wird.

Dieser Teil des Gesetzgebungsverfahrens war ein heiß diskutiertes Thema. Laut § 16 HinSchG besteht nun lediglich eine Empfehlung ("soll"-Regelung) zur Entgegennahme anonymer Meldungen, anstatt einer Verpflichtung. Die interne Meldestelle ist jedoch verpflichtet, auch anonyme Meldungen zu bearbeiten. Es besteht jedoch keine Notwendigkeit, die Meldekanäle so zu gestalten, dass anonyme Meldungen abgegeben werden können.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die entsprechenden ISO-Normen (ISO 37301, ISO 37001) die Entgegennahme anonymer Hinweise erfordern. Wenn ein Unternehmen in Zukunft nach diesen ISO-Normen zertifiziert werden möchte, muss das eingerichtete Hinweisgeberverfahren die Bearbeitung anonymer Hinweise ermöglichen.

Eine Verletzung der Vorschriften beim Hinweisgeberschutz wird als Ordnungswidrigkeit betrachtet und kann je nach Art und Schwere des Fehlverhaltens zu einer Geldstrafe von 10.000 bis 50.000 Euro führen. Die Ahndung von Verstößen im Zusammenhang mit der Implementierung einer internen Hinweisgeber-Meldestelle tritt jedoch erst sechs Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes in Kraft.

• Unternehmen mit einer Belegschaft von mindestens 250 Arbeitnehmern sind unverzüglich dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Die Umsetzung dieser Pflicht ergibt sich aus dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes und ist somit bereits ab dem 02. Juli 2023 zu realisieren.
• Gemäß § 40 wird das Versäumnis, eine Meldestelle einzurichten, obwohl eine entsprechende Verpflichtung besteht, als Ordnungswidrigkeit betrachtet, die mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro geahndet werden kann. Zu beachten ist jedoch, dass diese Bußgeldregelung gemäß HinSchG erst ab dem 1. Dezember 2023 in Kraft tritt. Infolgedessen besteht die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle zwar bereits ab dem 2. Juli, jedoch sind Konsequenzen bei Nichteinhaltung erst ab Dezember 2023 zu befürchten.
• In Unternehmen, welche zwischen 50 und 250 Mitarbeiter beschäftigen, gilt eine Verordnung zur Errichtung einer internen Meldestelle ab dem 17. Dezember 2023. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es keine Karenzzeit gibt. Somit muss die interne Meldestelle ab dem besagten Stichtag vollständig einsatzbereit sein, da ansonsten ein Bußgeld drohen kann.

Es ist ratsam, dass Unternehmen und Behörden bereits jetzt anfangen, sich mit dem Konzept zu befassen und die Umsetzung eines digitalen Meldekanals zu forcieren. Jene Personen, die Verstöße gegen interne Richtlinien oder Gesetzesverstöße melden, leisten einen wertvollen Beitrag zur Enthüllung von Fehlern und Problemen.

Die digitale Form eines Hinweisgebersystems ermöglicht ein schnelles und einfaches Abrufen von Informationen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität der Informationen erhöht.

Es ist von großer Bedeutung, klare Zuständigkeiten für die Bearbeitung von Hinweisen im Unternehmen festzulegen. Hierbei kann auch die Delegation dieser Aufgabe an externe Ombudspersonen in Erwägung gezogen werden. Es ist jedoch unabdingbar, den Personenkreis so gering wie möglich zu halten, um eine effektive und effiziente Bearbeitung zu gewährleisten. Des Weiteren ist es von höchster Wichtigkeit, den Zugriff auf das System auf autorisierte Personen zu beschränken, um unbefugte Zugriffe zu vermeiden.

Beschreiben Sie die Prozesse, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen erforderlich sind. Zusätzlich wird durch die Richtlinie vorgeschrieben, dass angemessene Maßnahmen zur Verarbeitung von Hinweisen festgelegt werden müssen. Je genauer Sie den Prozess definieren, wird die Umsetzung der Richtlinie zum Schutz der Hinweisgebenden Personen zu eine Gewinn der Unternehmen und Behörden.

Sobald sämtliche Vorkehrungen getroffen sind, ist es von essentieller Bedeutung, dass Sie Ihre Mitarbeiter über die Implementierung des Hinweisgebersystems in Kenntnis setzen. Hierfür empfiehlt es sich, den Link zum System auf Ihrer Unternehmenswebsite zu platzieren, beispielsweise im Footer oder auf einer separaten Unterseite. Zusätzlich können Sie Ihre Mitarbeiter mittels E-Mails oder Hinweisen im Intranet über das Vorhandensein des Systems informieren.

Eine weitere wichtige Komponente ist die korrekte Kommunikation des Systems. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern ausführlich den Zweck des Hinweisgebersystems sowie dessen korrekte Anwendung.

Innerbetriebliche Meldewege schaffen Vertrauen bei den Beschäftigten eines Unternehmens oder einer Behörde. Es wird erkannt, dass Fehlverhalten nicht geduldet wird. Erfahrungsgemäß sind Hinweisgebersysteme sehr akzeptiert und werden positiv aufgenommen. Viele Mitarbeiter fühlen sich positiv gestimmt, wenn sie wissen, dass sie Missstände melden können. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels sollten solche positiven Aspekte berücksichtigt werden. Kleine Details können den Unterschied zwischen Konkurrenten ausmachen.

Compliance dient als effektives Marketinginstrument, welches von Unternehmen und Behörden genutzt wird. Indem sie einen Link zu einem internen Meldekanal auf ihrer Webseite einbinden, signalisieren sie der Öffentlichkeit ihre Bereitschaft, sich an geltende Gesetze und Regeln zu halten. Solche Maßnahmen tragen dazu bei, das Vertrauen von Lieferanten, Geschäftspartnern, potenziellen Bewerbern und anderen Interessengruppen zu gewinnen und zu stärken. Zudem werden zunehmend Lieferanten in der Lieferkette von ihren Abnehmern dazu angehalten, ein funktionierendes Compliance-Management-System einzuführen, welches auch ein digitales Hinweisgebersystem beinhaltet. Gleiches gilt für Auftraggeber der Öffentlichen Verwaltung.

Durch die Verwendung des Hinweisgebersystems der Immerce Consulting GmbH können Sie nicht nur die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen, sondern auch das Beschwerdemanagement des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes implementieren. Demzufolge sind Unternehmen verpflichtet, eine Beschwerdestelle zu etablieren.

In der Vergangenheit wurden frühere Versionen des Gesetzes ebenfalls kritisiert. Die Nichtregierungsorganisation Transparency International Deutschland e.V. erkannte erheblichen Verbesserungsbedarf in einigen Bereichen, insbesondere beim Umgang mit anonymen Meldungen. Obwohl das HinSchG Meldestellen nicht dazu verpflichtet, anonyme Hinweise zu bearbeiten, wird dies im Gesetzentwurf empfohlen.

Annegret Falter, die Vorsitzende des Whistleblower-Netzwerks, begrüßte zwar den vorherigen Entwurf als bedeutenden Fortschritt, sah jedoch einige Lücken im Hinblick auf den Schutz von Hinweisgebern, insbesondere im Bereich von Verschlusssachen. Der Entwurf sieht lediglich Schutz für Meldungen vor, "wenn sie sich auf die unterste Geheimhaltungsstufe beziehen, Straftaten betreffen und absolut behördenintern bleiben".