Einfache und effiziente Lösung: Meldestellenbeauftragter für Unternehmen und Kommunen
Sie sind auf der Suche nach einer kostengünstigen Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Kommune, um das Hinweisgeberschutzgesetz zu erfüllen?
Dann haben wir die perfekte Lösung für Sie! Unser Meldestellenbeauftragter und Hinweisgebersystem ist eine unkomplizierte und effektive Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschützt sind, wenn sie auf mögliche Verstöße hinweisen.
Mit unserem Meldestellenbeauftragten können Sie sich darauf verlassen, dass alle Hinweise diskret und professionell behandelt werden. So schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, in dem sich Ihre Angestellten sicher fühlen und Vertrauen in das Unternehmen haben.
Warten Sie nicht länger und kontaktieren Sie uns jetzt, um mehr über unseren Meldestellenbeauftragten zu erfahren. Wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
- Sie beauftragen uns als Meldestellenbeauftragter mit dem Betrieb Ihrer internen Meldestelle.
- Wir stellen Ihnen ein Hinweisgebersystem bereit und lassen Ihnen alle notwendigen Unterlagen und Richtlinien zukommen, die an Ihr Unternehmen angepasst sind. Dazu gehören auch Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz und zum Datenschutz.
- Wir stehen bei der Bereitstellung der Whistleblower-Software in engem Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragten, dem Informationssicherheitsbeauftragten und der Compliance-Abteilung.
- Wir weisen Führungskräfte und Mitarbeiter in die Arbeit mit dem Hinweisgebersystem ein. Die Unterweisung findet online statt.
- Sobald ein Hinweis eingeht, nehmen wir eine Plausibilitätsprüfung vor und bestätigen dem Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Frist den Eingang der Meldung.
- Wir informieren Sie über den Eingang der Meldung.
- Wir kommunizieren unter Wahrung von Datenschutz und Vertraulichkeit mit dems(anonymen) Hinweisgeber.
- Wir informieren den Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Frist über das Ergebnis seiner Meldung.
- Optional: Wir unterstützen Sie bei der Fallbearbeitung. Wenn Sie das wünschen, können Sie uns nach Eingang einer Meldung separat damit beauftragen.
Hinweisgebersystem & Meldestellenbeauftragter - Transparente Kosten
Geeignet für | Unternehmen, die ausschließlich eine Software-Lösung suchen und die Meldestelle intern betreiben | Unternehmen mit 50 - 249 | Unternehmen mit 250 - 499 | Unternehmen ab 500 - 999 |
Ihr monatlicher Preis | ab 30 € | ab 50 € | ab 80 € | ab 135 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) |  | | | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | | | | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter |  | | | |
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optionale Leistungen | ||||
Geeignet für | Unternehmen, die ausschließlich eine Software-Lösung suchen und die Meldestelle intern betreiben |
Ihr monatlicher Preis | ab 30 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen mit 50 - 249 |
Ihr monatlicher Preis | ab 50 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen mit 250 - 499 |
Ihr monatlicher Preis | ab 80 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen ab 500 - 999 |
Ihr monatlicher Preis | ab 135 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Was ist ein Meldestellenbeauftragter?
Der Meldestellenbeauftragter ist eine Person, die gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) von Unternehmen oder öffentlichen Stellen ernannt wird, um als Ansprechpartner für Hinweisgeber zu fungieren. Der Meldestellenbeauftragte ist dafür verantwortlich, dass eingehende Hinweise auf mögliche Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien des Unternehmens vertraulich und diskret behandelt werden.
Als Meldestellenbeauftragter hat man eine wichtige Rolle innerhalb des Unternehmens oder der öffentlichen Stelle, da man dazu beiträgt, mögliche Verstöße aufzudecken und zu verhindern.
Man muss über fundierte Kenntnisse in Bezug auf das HinSchG sowie über ein hohes Maß an Sensibilität und Diskretion verfügen.
Es ist wichtig zu betonen, dass der Schutz von Hinweisgebern eine zentrale Rolle im HinSchG spielt.
Der Meldestellenbeauftragte muss daher sicherstellen, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt wird und dass keine Vergeltungsmaßnahmen gegen ihn ergriffen werden können.
Dies kann durch geeignete Maßnahmen wie die Einrichtung eines sicheren Kanals für die Übermittlung von Hinweisen oder die Implementierung von Schutzmechanismen für den Hinweisgeber erreicht werden.
Insgesamt ist der Meldestellenbeauftragte ein wichtiger Bestandteil des Hinweisgeberschutzgesetzes und trägt dazu bei, Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien zu verhindern sowie die Integrität des Unternehmens oder der öffentlichen Stelle zu wahren.
Die interne Meldestelle: Die Rolle des Meldestellenbeauftragten
Gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern sowie des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes sind die folgenden Aufgaben zu erfüllen:
Aufgaben des Meldestellenbeauftragten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz:
I. Allgemeine Aufgaben
- Überwachung der Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes
- Beratung und Unterstützung von Hinweisgebern
- Schulung von Mitarbeitern zum Thema Hinweisgeberschutz
II. Konkrete Aufgaben
- Entgegennahme von Hinweisen
- Prüfung der Hinweise auf Relevanz und Plausibilität
- Schutz der Identität des Hinweisgebers
- Weiterleitung der Hinweise an die zuständige Stelle im Unternehmen
- Überwachung der Bearbeitung der Hinweise durch das Unternehmen
- Schutz des Hinweisgebers vor Benachteiligung oder Diskriminierung
III. Dokumentationspflichten
- Dokumentation der erhaltenen Hinweise
- Dokumentation der Weiterleitung der Hinweise
- Dokumentation der Bearbeitung der Hinweise durch das Unternehmen
IV. Zusammenarbeit mit anderen Stellen
- Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten
- Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
- Zusammenarbeit mit der zuständigen Aufsichtsbehörde
V. Berichtspflichten
- Erstellung von Berichten über die Tätigkeit als Meldestellenbeauftragter
- Bericht an die Geschäftsführung über die Anzahl und Art der erhaltenen Hinweise
- Bericht an die zuständige Aufsichtsbehörde über die Tätigkeit als Meldestellenbeauftragter
VI. Fortbildungspflichten
- Fortbildung zum Thema Hinweisgeberschutz
- Fortbildung zu rechtlichen Entwicklungen im Bereich des Hinweisgeberschutzes
VII. Verantwortungsbereich
- Verantwortung für die Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes im Unternehmen
- Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung der Pflichten als Meldestellenbeauftragter
Kann die interne Meldestelle an einen externen Meldestellenbeauftragter ausgelagert werden?
Ja, die interne Meldestelle kann an einen externen Meldestellenbeauftragten ausgelagert werden. Es gibt mehrere Gründe, warum dies eine sinnvolle Entscheidung sein kann.
Zunächst einmal kann die Auslagerung der Meldestelle an einen externen Meldestellenbeauftragten dazu beitragen, dass mögliche Interessenkonflikte vermieden werden. Wenn die Meldestelle intern betrieben wird, besteht das Risiko, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zögern, Vorfälle zu melden, aus Angst vor möglichen Konsequenzen oder negativen Auswirkungen auf ihre Karriere. Ein externer Beauftragter hingegen ist unabhängig von der internen Hierarchie und kann sicherstellen, dass alle Meldungen vertraulich behandelt werden.
Darüber hinaus verfügen externe Meldestellenbeauftragte in der Regel über umfangreiches Fachwissen und Erfahrung im Umgang mit Meldungen zu Compliance-Verstößen oder anderen Vorfällen.
Sie können Schulungen und Schulungsprogramme anbieten, um das Bewusstsein für die Bedeutung einer offenen Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu schärfen.
Ein weiterer Vorteil der Auslagerung der Meldestelle an einen externen Beauftragten besteht darin, dass dadurch Ressourcen innerhalb des Unternehmens freigesetzt werden können.
Die interne Verwaltung einer Meldestelle erfordert Zeit und Aufwand seitens des Unternehmens und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Durch die Auslagerung dieser Funktion an einen erfahrenen Dienstleister können sich Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und sich auf ihre Geschäftsziele konzentrieren.
Insgesamt gibt es viele gute Gründe, die interne Meldestelle an einen externen Meldestellenbeauftragten auszulagern. Durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister können Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine effektive und unabhängige Meldestelle verfügen, die dazu beiträgt, mögliche Risiken zu minimieren und das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu stärken.
Darüber hinaus muss der Meldestellenbeauftragte über fundierte Kenntnisse des Hinweisgeberschutzgesetzes verfügen, um sicherzustellen, dass alle gemeldeten Fälle in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften behandelt werden.
Er oder sie sollte auch über ein Verständnis für die verschiedenen Arten von Meldungen und deren mögliche Auswirkungen auf das Unternehmen oder die Organisation verfügen.
Welche Anforderungen werden an den Meldestellenbeauftragter nach dem Hinweisgeberschutzgesetzt gestellt?
Der Meldestellenbeauftragte spielt eine entscheidende Rolle im Hinweisgeberschutzgesetz und ist somit ein wichtiger Bestandteil des Whistleblowing-Systems. Um diese Rolle ausfüllen zu können, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden.
Zunächst einmal muss der Meldestellenbeauftragte über eine hohe Integrität und Unabhängigkeit verfügen. Er oder sie darf keinerlei Interessenkonflikte haben und muss frei von jeglichem Druck sein, um die ihm anvertrauten Informationen objektiv und vertraulich behandeln zu können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Fähigkeit des Meldestellenbeauftragten, effektiv zu kommunizieren und mit allen Beteiligten angemessen umzugehen. Dies beinhaltet insbesondere die Fähigkeit, Beschwerdeführern zuzuhören, ihre Bedenken ernst zu nehmen und ihnen zu helfen, ihre Anliegen auf angemessene Weise vorzubringen.
Schließlich ist es wichtig, dass der Meldestellenbeauftragte über eine starke Persönlichkeit verfügt und in der Lage ist, in schwierigen Situationen standhaft zu bleiben. Er oder sie sollte in der Lage sein, unabhängig zu handeln und gegebenenfalls auch Konsequenzen für das Unternehmen oder die Organisation zu ziehen.
Insgesamt müssen Meldestellenbeauftragte also über eine breite Palette von Fähigkeiten und Eigenschaften verfügen, um ihre Rolle im Hinweisgeberschutzgesetz effektiv auszufüllen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Meldungen von Whistleblowern angemessen behandelt werden und dass ein Klima des Vertrauens und der Offenheit in Unternehmen und Organisationen geschaffen wird.
Wir sind Ihre interne Meldestelle
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen und Organisationen zur Einrichtung einer internen Meldestelle / Hinweisgebersystem, über die Hinweise zu Missständen und Compliance-Verstößen eingereicht werden können.
Die interne Meldestelle muss von einem Meldestellenbeauftragten (Hinweisempfänger) betreut werden. Die beste Lösung für Unternehmen ist die Beauftragung einer externen Person als neutrale, unabhängige Partei.
Wir unterstützen Sie als externer Meldestellenbeauftragter und helfen Ihnen so, das Hinweisgeberschutzgesetz umzusetzen. Wir haben für jedes Unternehmen das passende Leistungspaket.
Interne Meldestelle vs. externe Meldestelle: wo liegt der Unterschied?
Es gibt einen klaren Unterschied zwischen einer internen und externen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Eine interne Meldestelle ist eine Einrichtung innerhalb des Unternehmens, die es Mitarbeitern ermöglicht, Verstöße gegen interne Richtlinien oder Gesetze zu melden. Die Meldungen werden dann von der internen Meldestelle bearbeitet und geprüft.
Im Gegensatz dazu ist eine externe Meldestelle eine unabhängige Institution, die außerhalb des Unternehmens angesiedelt ist und es den Mitarbeitern ermöglicht, Verstöße gegen Gesetze oder Regeln zu melden.
Die externe Meldestelle bietet somit einen zusätzlichen Schutz für Whistleblower, da sie unabhängig von dem Unternehmen agiert und keine Interessenkonflikte hat. Als Beispiel ist hier die externe Meldestelle des Bundesamtes für Justiz zu nennen.
Es ist wichtig zu betonen, dass beide Arten von Meldestellen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes eingerichtet wurden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ohne Angst vor Repressalien Verstöße melden können.
Beide Arten von Meldestellen, interne Meldestelle und externe Meldestelle, sind also gleichermaßen wichtig und tragen dazu bei, Korruption und andere illegale Aktivitäten aufzudecken und zu vermeiden.
Allerdings bietet eine externe Meldestelle den Vorteil einer größeren Unabhängigkeit und Neutralität. Mitarbeiter können sich sicher sein, dass ihre Meldungen ernst genommen werden und dass sie vor möglichen Konsequenzen geschützt sind. Daher kann es sinnvoll sein, eine externe Meldestelle in Anspruch zu nehmen, wenn man Bedenken hat oder sich unsicher fühlt.
Insgesamt ist es wichtig zu betonen, dass sowohl interne als auch externe Meldestellen eine wichtige Rolle im Hinweisgeberschutzgesetz spielen. Die Wahl zwischen einer internen oder externen Meldestelle hängt von den individuellen Umständen ab und sollte sorgfältig abgewogen werden.
Welche Aufgaben hat der Meldestellenbeauftragte?
Die interne Meldestelle dient als Anlaufstelle für Mitarbeiter, welche Compliance- oder Gesetzesverstöße melden möchten. Derartige Meldungen werden daraufhin verfolgt. Es sei erwähnt, dass Whistleblower bei einer Meldung auch ihre Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten umgehen können.
Vor einer Meldung muss die Meldestelle zunächst prüfen, ob die Hinweise in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Zwar ist das HinSchG für Meldungen von Verstößen auf deutscher und EU-Ebene gleichermaßen gültig, doch gibt es auch hier Ausnahmen. Konkret bezieht sich das Hinweisgeberschutzgesetz lediglich auf Meldungen zu Verstößen in den folgenden Bereichen:
- Datenschutzverletzungen: unerlaubte Verarbeitung von personenbezogenen Daten, Verlust oder Diebstahl von Daten, Verletzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
- Öffentliche Gesundheit: Schutz personenbezogener Gesundheitsdaten, Einhaltung medizinischer Standards und Vorschriften.
- Umweltschutz: Einhaltung von Umweltstandards und -vorschriften, Minimierung der Auswirkungen auf die Umwelt.
- Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption: Überprüfung von Geschäftspartnern und Transaktionen zur Verhinderung illegaler Aktivitäten.
- Straf- und Bußgeldrecht: Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften zur Vermeidung von Strafen und Geldbußen.
- Finanz- und Steuerrecht: Einhaltung steuerlicher Vorschriften, Offenlegung finanzieller Informationen.
- Lebensmittelsicherheit und Tierschutz: Einhaltung von Sicherheits- und Hygienestandards bei der Herstellung von Lebensmitteln sowie die Berücksichtigung des Wohlbefindens von Tieren.
- Produktsicherheit, Produktkonformität: Sicherstellung der Konformität mit den geltenden Normen und Vorschriften für Produkte sowie deren Sicherheit für den Endverbraucher.
- Verbraucherschutz: Schutz vor irreführender Werbung oder unsicheren Produkten sowie rechtzeitige Benachrichtigung über Rückrufe oder andere Probleme mit dem Produkt.
- Öffentliches Auftragswesen: Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen im Zusammenhang mit öffentlichen Ausschreibungen und Verträgen.
- Verkehrsrecht: Einhaltung von Regeln und Vorschriften im Straßenverkehr sowie die Gewährleistung der Sicherheit für Kunden und Mitarbeiter bei Transport- oder Lieferdiensten.
Gründe für einen externen Meldestellenbeauftragten
Der externer Meldestellenbeauftragter ist eine unabhängige und neutrale Person, die als Ansprechpartner für Hinweisgeber fungiert und sicherstellt, dass ihre Identität und Informationen geschützt werden. Es gibt viele Vorteile eines externen Meldestellenbeauftragten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Erstens kann ein externer Meldestellenbeauftragter dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen zu stärken. Wenn Mitarbeiter wissen, dass es eine unabhängige Stelle gibt, bei der sie Bedenken oder Missstände melden können, ohne sich Sorgen um ihre Sicherheit oder ihren Arbeitsplatz machen zu müssen, fühlen sie sich sicherer und wohler in ihrem Arbeitsumfeld.
Zweitens trägt ein externer Meldestellenbeauftragter dazu bei, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu fördern. Durch die Schaffung einer sicheren Umgebung für Mitarbeiter, um Bedenken oder Missstände zu melden, können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies kann dazu beitragen, rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen zu vermeiden.
Drittens kann ein externer Meldestellenbeauftragter dazu beitragen, das Image des Unternehmens zu schützen. Wenn ein Unternehmen bekannt gibt, dass es einen unabhängigen Meldestellenbeauftragten hat und dass es ernsthaft bemüht ist, Probleme anzugehen und zu lösen, kann dies das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen stärken.
Insgesamt bietet ein externer Meldestellenbeauftragter viele Vorteile für Unternehmen. Durch die Schaffung einer sicheren Umgebung für Mitarbeiter, um Bedenken oder Missstände zu melden, können Unternehmen rechtliche Konsequenzen vermeiden, das Vertrauen der Mitarbeiter und Kunden stärken und ihr Image schützen.
- Interessenkonflikte werden ausgeschlossen.
- Es sind keine personellen Kapazitäten notwendig.
- Der externe Meldestellenbeauftragte unterstützt Unternehmen bei der Fallbearbeitung.
Machen Sie sich die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes einfach und profitieren Sie von unseren Leistungen als externer Meldestellenbeauftragter.
Darum sollten Sie die interne Meldestelle von einem externen DSB betreiben lassen
- Die Informationen, die über die interne Meldestelle weitergegeben werden, sind besonders sensibel und schützenswert.
- Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) bringt das Fachwissen mit, um die personenbezogenen Daten des Hinweisgebers und der beteiligten Personen DSGVO-konform zu verarbeiten.
- Der externe DSB kann aufgrund seines Fachwissens auch Compliance-Verstöße schnell einschätzen und Unternehmen mit seiner Erfahrung bei der weiteren Fallbearbeitung unterstützen.
Wir unterstützen Sie nicht nur als externer Meldestellenbeauftragter, sondern auch als externer Datenschutzbeauftragter. So erfüllen Sie alle Ihre gesetzlichen Pflichten nach HinSchG und DSGVO und erhalten alle Services aus einer Hand.
FAQ Meldestellenbeauftragter
Was ist ein Meldestellenbeauftragter?
Ein Meldestellenbeauftragter bzw. Hinweisempfänger ist der Ansprechpartner für Hinweisgeber. Er ist dafür zuständig, Hinweise entgegenzunehmen, mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren und Führungskräfte bzw. betroffene Personen über den Eingang der Meldung zu informieren
Wie können Meldungen eingereicht werden?
Die interne Meldestelle sollte die Einreichung von Meldungen in mündlicher und schriftlicher Form ermöglichen. Die mündliche Meldung erfolgt dabei in direktem Gespräch mit dem Meldestellenbeauftragten (persönlich oder über eine Telefonhotline). Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter also darüber informieren, wer der Meldestellenbeauftragte ist.
Für wen gilt die Whistleblower Richtlinie?
Die Whistleblower-Richtlinie gilt für
- Organisationen, Unternehmen und Behörden ab 50 Mitarbeitern
- Gemeinden ab 10.000 Einwohnern
Die Mitarbeiterzahl umfasst auch freie Mitarbeiter und geringfügig Beschäftigte. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen ab Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes eine interne Meldestelle nachweisen. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes bis 17. Dezember 2023 Zeit.
Wie wird die Whistleblower-Richtlinie umgesetzt?
Die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie in Deutschland setzt die Einrichtung einer internen Meldestellevoraus, über die Whistleblower Hinweise einreichen können. Außerdem müssen sie einen Meldestellenbeauftragten ernennen.
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist ein System zur Entgegennahme von Hinweisen auf Compliance-Verstöße. Bei Personen, die solche Hinweise einreichen, spricht man von Whistleblowern. Das Hinweisgebersystem wird in Form einer internen Meldestelle umgesetzt.
Wer kann Hinweisempfänger sein?
Die Rolle als Hinweisempfänger kann ein Mitarbeiter übernehmen oder aber ein externer Dritter wie eine Ombudsperson oder ein externer Meldestellenbeauftragter. Konzerne von 50 bis 249 Mitarbeitern können eine gemeinsame Meldestelle einrichten und müssen entsprechend nur einen Hinweisempfänger engagieren.
Wird ein interner Meldestellenbeauftragter ernannt, sind für eine effektive und gesetzeskonforme Arbeit regelmäßige Schulungen notwendig. Für die Ernennung eines Hinweisempfängers gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Es empfiehlt sich jedoch, einen externen Meldestellenbeauftragten zu ernennen.
Kann der Whistleblower zwischen externer und interner Meldestelle wählen?
Der Hinweisgeber hat grundsätzlich die Wahl zwischen der internen und einer externen Meldestelle. Als zentrale externe Meldestelle dient das Bundesamt für Justiz. Es ist im Interesse des Unternehmens, die interne Meldestelle für Hinweisgeber so attraktiv wie möglich zu gestalten, damit Compliance-Verstöße und Konflikte intern geklärt werden können. Wenn über die interne Meldestelle eine Reaktion auf die Meldung ausbleibt, können Whistleblower sich auch an die Öffentlichkeit wenden. Unternehmen müssen Mitarbeiter über die externen Meldestellen informieren.
Bleiben Hinweisgeber anonym?
Der Gesetzentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz sieht aktuell keine Verpflichtung zu einem anonymen Hinweisgebersystem vor. Es ist jedoch empfehlenswert, Hinweisgebern auch eine anonyme Meldung zu ermöglichen.
Wir stellen Ihnen eine Whistleblower-Software bereit, die auch eine anonyme Meldung umfasst.
Wie muss der Hinweisempfänger auf eine Meldung reagieren?
Innerhalb von 7 Tagen muss der Hinweisempfänger dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung bestätigen und den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten über die Ergebnisse seiner Meldung informieren. Bei der Kommunikation mit dem Hinweisgeber muss der Hinweisempfänger stets die Vertraulichkeit wahren und alle in Zusammenhang mit der Meldung stehenden Informationen dokumentieren.
Welche Voraussetzungen muss ein Hinweisgebersystem erfüllen?
Ein Hinweisgebersystem muss
- jederzeit die Vertraulichkeit wahren, d. h. die Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Personen vor dem Zugriff durch Unbefugte schützen
- eine schriftliche und mündliche Kontaktaufnahme ermöglichen
- von einem Meldestellenbeauftragten (intern oder extern) betrieben werden, der Hinweise entgegennimmt
Wie läuft die Hinweisbearbeitung ab?
- Einer Ihrer Mitarbeiter beobachtet einen Compliance-Verstoß und meldet diesen als Hinweisgeber über das Meldesystem.
- Der Meldestellenbeauftragte bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung. Er prüft die Meldung und leitet die Fallbearbeitung ein.
- Der Meldestellenbeauftragte informiert den Hinweisgeber über den Stand der Bearbeitung und getroffene Maßnahmen.
Welche Sanktionen drohen?
Sanktioniert werden
- die vorsätzliche Behinderung einer Meldung oder der Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Hinweisempfänger
- der Einsatz von Repressalien
- der vorsätzliche oder fahrlässige Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot
- die bewusste Einreichung einer Falschmeldung (z. B. zur Schädigung von Personen)
Für solche Verstöße können Bußgelder von bis zu 100.000 € fällig werden.